Condução de reuniões de feedback: como fazer de forma online?

As reuniões de feedback não podem ser interrompidas mesmo em momentos de crise como a originada pelo coronavírus, pois são fundamentais para o desenvolvimento pessoal e profissional dos funcionários. Contudo, se a condução de reuniões de feedback já era desafiadora presencialmente, se tornou ainda mais no contexto do home office, vivenciado atualmente pela maior parte das empresas e profissionais.

Pensando nisso, preparamos este texto a fim de apresentar a você algumas dicas que farão a diferença na condução dessas reuniões — que vão desde o agendamento até a concessão eficaz de feedbacks. Portanto, não perca este conteúdo e leia até o final!

A importância do feedback

O feedback é um termo em inglês que pode ser traduzido como retorno, que é caracterizado tanto pelo elogio ao trabalho que foi bem feito, como alertas a atitudes ou ações que não promoveram o resultado esperado ou desejado.

Por isso, proporciona que os membros de uma equipe ou os colaboradores de uma organização saibam e compreendam o que está sendo realizado de forma adequada e quais ações demandam algum tipo de alteração ou melhoria.

Entretanto, o feedback não é sinônimo de uma bronca. Pelo contrário, ele é uma forma de orientar os colaboradores com eficiência e estímulo positivo. Sendo assim, não deve ser um processo esporádico, devendo ser frequente e visto como uma ferramenta de acompanhamento dos projetos.

Aqui, é importante destacar que a frequência das reuniões de feedback deve ser de acordo com as demandas e necessidades de cada organização — podendo ser semanais, mensais, bimestrais ou trimestrais. A fixação desse prazo é essencial para que as informações sejam coletadas e consistentes.

Como conceder um feedback com eficiência

Em resumo, o feedback eficiente é concedido seguindo os passos destacados abaixo:

Escolher um lugar e momento adequado

O ideal é que seja possível conversar sem interferências, interrupções e com privacidade. No caso dos dias atuais, esse local passou a ser online, porém, uma chamada de vídeo em uma boa plataforma e em um bom horário já torna o momento mais propício.

Começar com os pontos positivos

Quando o profissional se sente reconhecido, passa a apresentar maior abertura para ouvir feedbacks e estar mais disposto a efetuar mudanças — uma vez que sente que sua importância para a empresa e para a equipe é reconhecida, e que os pontos apresentados visam o crescimento.

Apontar o que precisa ser melhorado

Nesse momento, é importante apontar aspectos sem trazer o lado pessoal, apresentando as evidências para cada feedback e o que se deseja alcançar por meio das mudanças e melhorias.

Solicitar feedback do colaborador

Esse é um momento importante, pois o colaborador poderá expressar se está ou não satisfeito com o trabalho e sugerir pontos de melhoria, assim como apontar falhas e problemas em algum processo. Para que essa etapa seja eficiente, as perguntas não devem ser amplas, para que as respostas sejam específicas.

Estabelecer metas

O feedback tem como foco principal possibilitar que problemas sejam resolvidos e situações sejam melhoradas. Sendo assim, todas as ações citadas devem ser anotadas, colocadas em prática e posteriormente avaliadas para serem abordadas na próxima reunião de feedbacks.

3 dicas para condução de reuniões de feedback online

Além de saber conceder feedbacks, é fundamental saber conduzir reuniões online. Para isso é essencial:

1. Escolher uma boa plataforma e evitar mudanças no horário das reuniões

A escolha de uma plataforma adequada deve levar em consideração que quaisquer interrupções e atropelos são negativos nesse tipo de reunião. Portanto, o ideal é que não seja uma plataforma pesada e que permita acesso de pessoas externas.

Também é importante que os horários sejam mantidos e respeitados, para que a reunião seja eficiente e as demais atividades não sejam atrapalhadas.

Outra prática importante é preparar um roteiro do que será falado e informá-lo aos colaboradores presentes na reunião, assim as interrupções são reduzidas e a reunião é mais produtiva.

2. Focar na conversa em tempo real e usar videochamada

A conversa em tempo real e por videochamada facilita que a comunicação seja mais próxima ao que é pessoalmente, possibilitando que as pessoas identifiquem tom de voz e expressão facial — reduzindo interpretações errôneas.

Além disso, favorecem a exposição do resumo do que será tratado na reunião e a criação de rapport, ou seja, de fazer com que o colaborador sinta que vocês têm um laço e que é compreendido e respeitado por você — ficando mais aberto ao que você abordar.

É importante ressaltar que um dos principais motivos para que essa reunião seja em tempo real, além dos já citados, é por proporcionar que o colaborador também se posicione, conceda feedbacks e participe da elaboração de um plano de ação para os pontos que precisam ser melhorados.

3. Conceder feedbacks específicos e consistentes

Ao conceder feedbacks, é essencial que a expressão, tom de voz e a escolha das palavras reflitam uma postura acolhedora para que os colaboradores fiquem à vontade tanto para ouvir, como para conceder opiniões.

Nesse momento, também é essencial que o gestor e todos os colaboradores façam uma autoavaliação sobre seu desempenho e resultados, observando os pontos que foram positivos e os que precisam ser melhorados — e o porquê.

Para estruturar o feedback, a pirâmide da Comunicação pode ser usada como uma ferramenta de apoio. Para isso, é importante avaliar se o feedback é mais positivo ou mais negativo.

Se o feedback for mais positivo, começe com a mensagem principal e depois apresente os pontos que sustentam essa mensagem principal. Lembre de ressaltar os resultados positivos gerados e os bons comportamentos percebidos.

Se o feedback for mais negativo, é importante iniciar pelo contexto e depois apresentar o raciocínio com as premissas e evidências de comportamentos que precisam ser alterados para conduzir a pessoa a concluir que realmente ela precisa mudar para gerar melhores resultados.

Uma vez que as observações foram feitas, é necessário focar em soluções para os problemas apontados, criando um planejamento para que sejam corrigidos, além de nortear os colaboradores futuramente. Após isso, as partes envolvidas assumem o compromisso de realizar as mudanças conversadas — resultando em um comprometimento e satisfação geral.

É importante ressaltar que nas reuniões de feedback que são coletivas não é adequado pontuar questões relacionadas ao comportamento ou desempenho individual de determinado colaborador. Esses aspectos devem ser pontuados individualmente.

Entretanto, nas reuniões coletivas de feedback é possível abordar os pontos positivos e negativos em um projeto, assim como as ações que foram positivas ou não — sempre destacando-as enquanto equipe, de forma acolhedora e cautelosa. Sendo assim, o adequado é apenas evidenciar as consequências dos atos para que a maior produtividade seja alcançada no futuro.

Já nas reuniões individuais, pode-se apontar os pontos que cada colaborador precisa trabalhar e desenvolver. Aqui também é importante evidenciar o que essas mudanças proporcionarão de positivo, além de destacar os acertos realizados pelo colaborador.

A condução de reuniões de feedback demanda diversas habilidades, principalmente quando é realizada em plataformas digitais. Por isso, um dos principais aspectos para alcançar eficiência e bons resultados é aprimorar as técnicas de comunicação. Assim, será possível ser compreendido e compreender os colaboradores.

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