Comunique decisões difíceis e acompanhe as emoções

Por: Lars Thiele

A crise do Corona Vírus atingiu a maioria das empresas com força total. Muitas empresas estão lutando por sua sobrevivência econômica. Nesta fase delicada, as pessoas responsáveis ​​frequentemente têm que comunicar decisões difíceis, seja sobre afastamentos temporários, demissão de funcionários ou até mesmo sobre ajustes necessários nas estruturas organizacionais e nos processos de trabalho.

Apesar do alto nível de solidariedade entre os funcionários, que também vivenciamos na Kienbaum, quando a crise continua, é preciso comunicar as decisões que os funcionários podem levar para o lado pessoal.

Quero aproveitar isso como uma oportunidade e propor algumas ideias e pensamentos que tornarão mais fácil para você, como líder, comunicar decisões difíceis e também ajudá-lo a lidar com as emoções dos funcionários, como raiva, tristeza e medo.

O modelo da curva de mudança pela Prof. Dr. Kübler-Ross, uma psiquiatra suíço-americana que trabalhou intensamente em seus estudos ao longo de vários anos deixando evidente que as pessoas vivenciam sempre as mesmas emoções quando são confrontadas diante de uma realidade a qual não corresponde com sua imaginação individual. O surto da pandemia de Covid 19 e seu impacto em nossas vidas privadas e profissionais são certamente um exemplo disso para a maioria das pessoas.

O que podemos fazer, como líderes, para acompanhar nossos funcionários nas diferentes fases da curva da mudança?

A primeira fase da curva de mudança é a chamada negação (“Isso não pode ser verdade!” Ou “Oh, o que, o vírus não chega à Alemanha!”). Esta fase deve ser tratada com comunicação clara e direta. Nesse contexto, chegamos ao princípio mais importante para comunicar decisões: MENSAGEM PRIMEIRO.

Se você precisar comunicar uma decisão, recomendo que comece com um inicio relativamente apreciativo na conversa. Depois – independentemente de quão desconfortável você esteja – concentre-se em confrontar diretamente o funcionário com a decisão. Por favor, não comece com as razões da decisão, como aprendemos na escola, no treinamento ou na universidade – introdução, derivação, conclusão. Não! Se você começar com o motivo, seu funcionário se perguntará constantemente por que está dizendo tudo isso a ele. Isso pode até levar a ideias enganosas. O perigo aqui é que sua mensagem principal não chegará ao seu funcionário corretamente ou de maneira alguma e, na pior das hipóteses, podem surgir medos desnecessários. Portanto: MENSAGEM PRIMEIRO!

Quando a fase de negação termina, seguem-se as fases emocionais da raiva, do sofrimento e do medo, que também podem ser mais fortes e fracas, seja raiva, histeria e pânico ou raiva, frustração e preocupação. Se o seu funcionário mostrar essas emoções, agora seria a hora errada para um argumento racional. Coloque-se na posição do funcionário: Quão aberto você seria para discussões factuais se estivesse emocionalmente muito agitado?

Nesta segunda fase emocional, é importante mostrar empatia, ouvir, estar presente para o empregado e mostrar compreensão. Uma alavanca importante é abordar proativamente as possíveis preocupações, medos e necessidades do funcionário. O medo geralmente esconde uma ameaça real em sua imaginação. Esses medos devem ser abordados, discutidos e negociados com o funcionário.

Nesta fase de negociação, é uma questão de repetir as decisões e justificativas e conduzir o funcionário para encontrar uma decisão em sua negociação consigo mesmo – ou seja, ajuda-lo em como moldar a situação de maneira orientada para a solução e para o futuro. Essa é a única maneira de o funcionário entrar na última fase da reorientação e lidar com a situação.

O aspecto perverso da curva da mudança é que muitas pessoas não conseguem encerrar a negociação consigo mesmas e, às vezes, até retornam às pré-fases emocionais. Se as fases emocionais não são dominadas, até os quadros clínicos podem surgir aqui. O sofrimento persistente pode se tornar depressão, por exemplo.

Da mesma forma, nem sempre é possível apoiar o funcionário em sua experiência individual da curva da mudança no momento em que a decisão é comunicada. Às vezes, as emoções são adiadas ou o funcionário não quer mostrar suas emoções na situação. No entanto, ele passará pela curva da mudança.

Às vezes, as emoções são tão fortes que até faz sentido provocar a chamada mudança de lugar-tempo-contexto. Tire o funcionário da situação, mude o local da discussão ou deixe-o pensar no assunto com calma. Na manhã seguinte, as preocupações de ontem muitas vezes parecem menos dramáticas novamente.

Em resumo, as seguintes etapas são cruciais:

1. Comunique suas decisões diretamente – MENSAGEM PRIMEIRO.
2. Demonstre empatia nas fases emocionais do funcionário.
3. Não discuta racionalmente quando seu funcionário estiver emotivo.
4. Aborde proativamente as preocupações, medos e necessidades de seus funcionários.
5. Mantenha-se orientado para a solução e para o futuro.
6. Traga uma mudança no local-tempo-contexto se você não puder gerenciar a curva da mudança imediatamente.

Tais discussões geralmente não são fáceis para você como líder. Também ficaríamos felizes em ajudá-lo a se preparar para conversas com funcionários ou em fornecer mais dicas sobre como lidar melhor com seus desafios individuais. Estou ansioso para sua chamada.

* Esse texto foi publicado originalmente no Blog da Kienbaum Alemanha