Entenda como incorporar as incertezas no planejamento da sua empresa

Incorporar incertezas no planejamento é essencial para que os resultados referentes a prazo, custo e qualidade de um projeto sejam alcançados — independentemente do tipo e do objetivo do projeto. Contudo, para conseguir realizar essa etapa de forma eficaz, é preciso considerar que incertezas, riscos e ameaças não são sinônimos. Também, é essencial compreender os métodos de análise de incertezas, a fim de aplicar o que mais se enquadra com o perfil da empresa.

Pensando nisso, abordamos esses assuntos neste post. Então, continue a leitura e não perca!

Qual a diferença entre risco, incerteza e ameaça?

O risco é um desvio que pode ser tanto negativo como positivo, que não era esperado e que pode atuar e interferir em diferentes áreas ou aspectos, por exemplo: financeiro, técnico, ambiental, segurança, processos, entre outros. Desse modo, o risco pode ser caracterizado por meio da probabilidade do que pode ocorrer e também por suas consequências. Já a incerteza está diretamente relacionada com a falta de conhecimento a respeito de algum aspecto em um projeto.

Entretanto, por mais que não sejam sinônimos, esses dois conceitos estão diretamente relacionados, uma vez que o risco é a consequência ou o resultado de alguma incerteza, ou seja, do desconhecimento de algum aspecto do projeto. Esse risco, por sua vez, deve ser mitigado a fim de evitar que se torne uma ameaça ao projeto e ao sucesso do mesmo. Sendo assim, quando os riscos são gerenciados e controlados, as ameaças são reduzidas.

Como as incertezas podem ser incorporadas no planejamento?

As incertezas podem ser incorporadas ao planejamento por meio da gestão de riscos, ou seja, da verificação de quais ocorrências são possíveis e da análise da severidade de cada uma delas ao resultado e objetivos do projeto.

Para isso, deve-se compreender e estabelecer tanto o contexto interno como o externo da empresa — mapeando toda a estrutura organizacional, os processos internos, as autoridades, como é feita a comunicação e o relacionamento entre os stakeholders, além do ambiente cultural, político, financeiro, social e tecnológico.

A incorporação dessas informações ao planejamento se dá por meio da avaliação de quais riscos podem ser minimizados e quais podem ser evitados, e quais incertezas precisam ser consideradas.

Além disso, nesse momento, é verificado quais são as possíveis causas e fontes, assim como as consequências negativas e positivas. Assim, são determinadas as prioridades e também os métodos de monitoramento, análise e redução das incertezas e riscos documentados, a fim de melhorar continuamente a gestão da empresa.

Quais os métodos de análise de incertezas?

A análise das incertezas pode ser feita por meio de diversos métodos e ferramentas. Para auxiliá-lo na escolha do que é mais eficaz para sua empresa e projeto, detalhamos abaixo os principais aspectos de cada um.

Método da Análise de Risco

Esse método consiste na criação de um plano de resposta aos possíveis riscos, detalhando as ações preventivas e demais aspectos que vão desde aceitação, exploração e mitigação até o melhoramento. Por meio dessa metodologia, buscam-se oportunidades e melhorias em vez de apenas tratar o risco.

Método dos 5 porquês

Essa metodologia tem como objetivo principal compreender a raiz de uma ameaça ou problema identificado. Assim, será possível eliminar respostas que não estão realmente relacionadas e não proporcionam a real solução do problema. Para obter esse resultado, são realizadas diversas perguntas em sequência ao grupo que está envolvido no projeto e que estudará o problema vivenciado.

Sendo assim, o questionamento é iniciado e continua até chegar à causa raiz de cada risco. É importante destacar que, mesmo tendo o nome de “5 porquês”, não é necessário limitar a quantidade de questionamentos, afinal, é necessário fazer as perguntas até que a origem do problema seja identificada.

Método do Caminho Crítico — CPM

Esse método, também conhecido como CPM — que é a sigla originada pelo nome do método em inglês —, consiste em identificar as principais incertezas e dúvidas em relação a cada uma das atividades presentes no escopo detalhado de um projeto. Portanto, para isso, o primeiro passo é contar com uma planilha detalhada com todas as atividades de um projeto e suas respectivas durações.

Nesse método, nenhuma das dúvidas são desprezadas. Todas elas, por mais simples que pareçam, são usadas como informação para reconhecer as incertezas que estão relacionadas a cada projeto. O resultado obtido com a aplicação dessa metodologia é justamente a identificação de quais são os pontos críticos no planejamento.

O CPM trabalha com folgas, que podem ser positivas, nulas ou negativas, e estão totalmente relacionadas com os prazos detalhados no cronograma — para facilitar essa visualização, em geral, utilizam-se diagramas de rede a fim de ilustrar as atividades, a relação entre as diferentes atividades e o caminho crítico.

Método dos cenários

Também conhecido como técnica dos cenários, foi criada por Peter Schwartz. Essa metodologia se diferencia por não se tratar de um planejamento determinista, uma vez que considera que o universo é incerto e cheio de riscos — não sendo eficaz considerar apenas recursos e prazos.

Sendo assim, essa técnica tem como principal objetivo compreender e minimizar tanto os riscos como as incertezas durante o planejamento, por meio do reconhecimento da importância e relevância de outros elementos que podem afetar o que foi planejado.

Dessa forma, os cenários funcionam como recursos para reduzir os possíveis efeitos negativos que decorrem das oscilações de um planejamento. Com isso, é possível melhorar e otimizar a tomada de decisão e sua qualidade — reduzindo o risco dessas decisões.

Esse método não acredita que o passado se repetirá e, por isso, considera possíveis mudanças e descontinuidades. Como o contexto geral é extremamente genérico, amplo e impossível de listar, essa técnica foca nos aspectos e elementos que podem impactar o projeto, elegendo os que são mais significativos.

Portanto, os cenários são construídos, justamente, por meio da visão do que o futuro pode ser, tendo como base diversas suposições que são plausíveis para as incertezas observadas e que podem impactar o projeto.

Entretanto, é necessário destacar que esse método não se trata de uma previsão e, sim, de situações que podem ser possíveis, por isso, podem auxiliar na elaboração de caminhos ou ações que são adequadas para cada uma das circunstâncias — promovendo alternativas. Além disso, nessa técnica, os cenários são considerados específicos para cada projeto.

Qual a importância de incorporar incertezas no planejamento?

A incorporação de incertezas no planejamento permite tornar conhecidos os riscos e minimizar as ameaças, possibilitando que a tomada de decisões seja mais eficaz, reduzindo efeitos negativos ao resultado. Quando isso não é realizado, o planejamento fica comprometido tanto em relação ao custo como ao prazo e qualidade. Sendo assim, tanto a lucratividade como o resultado podem ser completamente prejudicados.

Portanto, para incorporar incertezas no planejamento, de forma eficaz, registre as dúvidas e os riscos, crie planos de ação para cada um deles, realize um gerenciamento eficaz durante cada uma das atividades e envolva a equipe nos mapeamentos e decisões.

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