Gestão do tempo: 3 ferramentas que vão aumentar a produtividade do seu time

A gestão do tempo é um grande desafio a ser vencido, e a maioria dos gestores sabe disso. É preciso enfrentar essa realidade para que sua empresa seja bem-sucedida em um mercado extremamente competitivo e globalizado. Se você está com dúvidas e precisa, com urgência, criar uma rotina eficiente para otimizar o trabalho de sua equipe, está no lugar certo.

Vamos analisar, neste post, três ferramentas de gestão do tempo e algumas dicas que vão manter a produtividade do seu time sempre alta. Continue em frente e aproveite a leitura!

O que é gestão do tempo?

Para compreender o que é a gestão do tempo de forma simples, basta pensar em como organizamos e planejamos nossas atividades ao longo do dia, para que seja possível realizar todas as tarefas de forma eficiente. Quando nos perguntamos sobre qual atividade é a mais importante ou a mais urgente e quanto tempo devemos destinar a ela, estamos exercitando o bom uso de um recurso muito importante e limitado: o tempo.

Caso você esteja pensando que o seu dia precisaria ter 36 horas para concluir tudo que precisa, talvez seja o momento de conhecer mais a gestão do tempo. Você já percebeu que não é difícil entender o conceito, mas a prática pode ser bem mais desafiadora.

É preciso que você se esforce para definir quais são as prioridades e se organize. Depois de exercer esse controle, você vai se habituar e, com pequenos ajustes, notar que o seu dia rendeu mais com menos esforço.

Por que a gestão do tempo é importante para o time?

Adotar bons hábitos de administrar esse recurso tão precioso traz benefícios tanto para a vida profissional quanto a pessoal. Como exemplo, podemos dizer que a pessoa tende a se tornar mais pontual, menos ansiosa e estressada.

No âmbito de uma empresa, isso fica ainda mais evidente, pois começa a gerar resultados e traz confiança aos colaboradores. Com a gestão do tempo, o time consegue alcançar as metas de forma rápida e consistente. Sem dúvidas, uma boa injeção de confiança para o ambiente de trabalho vai resultar em aumento de produtividade, menos erros e risco de burnout para os profissionais.

Qual é a chave para a gestão do tempo?

Antes de pensar em utilizar ferramentas para gerenciar o tempo do seu time, é preciso organizar a casa, em um sentido bem amplo. A organização de arquivos físicos e virtuais e das estações de trabalho permite a economia de tempo, pois facilita as atividades dos colaboradores: há certa dispersão quando é preciso parar as atividades para procurar algum documento importante perdido.

Além disso, demandas arranjadas adequadamente, segundo alguns critérios que veremos adiante, ajudam a alcançar a excelência nos processos, evitando retrabalho e a consequente perda de tempo.

Como gerenciar melhor o tempo da equipe?

Estabeleça prioridades

São muitas as tarefas a serem cumpridas pelos colaboradores de uma empresa. Para que elas sejam executadas com excelência, é preciso definir as prioridades. A disponibilidade de recursos do time precisa ser adequada às estratégias da empresa. Para isso, divida o tempo destinado a cada demanda de acordo com a sua importância e urgência. Como exemplo, você pode estabelecer um nível de prioridade para cada tarefa a ser executada — alta, média ou baixa.

Crie metas

Os objetivos da empresa devem estar claros para todos da equipe e ser divididos em etapas bem definidas e com metas de execução, individuais e coletivas. Cada um precisa saber exatamente quais são as suas atribuições e o que se espera de resultado. Dessa forma, é possível executar de forma eficiente o seu trabalho.

Defina prazos

Estabeleça os prazos para conclusão das metas de forma realista. Não adianta criar planos detalhados sem uma data-limite. Esteja ciente, também, de que eles podem ser cumpridos no tempo estabelecido. Leve em consideração todas as demandas dos colaboradores.

Use recursos tecnológicos

As tecnologias disponíveis em aplicativos ou softwares de gestão são grandes aliadas no processo de execução das metas e auxiliam na organização e no planejamento da rotina. A organização desses dados vai ser muito útil no momento de avaliar os resultados e dar feedback para a equipe.

Quais são as ferramentas para aumentar a produtividade?

Toda ferramenta que ajuda a sistematizar os processos, aumentando a produtividade, gera impactos positivos na gestão do tempo da sua empresa. Listamos, a seguir, exemplos de metodologias que podem colaborar com essa tarefa. Acompanhe!

1. Getting things done (GTD)

Essa metodologia aumenta a produtividade ao organizar as tarefas. É importante, porém, diferenciar tarefa de projeto: a primeira se refere às atividades de curta duração; já o projeto se desmembra em várias tarefas, a fim de tornar a sua execução mais fácil. Assim, se você precisa elaborar um treinamento para sua equipe, tome isso como um projeto formado por pequenas tarefas.

Para colocar a GTD em prática, há cinco etapas que devem ser cumpridas:

• coleta — liste as tarefas diárias;
• processamento — avalie se há alguma tarefa que exija ação imediata;
• organização — ordene-as segundo prioridades e defina prazos;
• execução — faça as tarefas sem interrupções;
• revisão — analise as estratégias para melhorar o processo.

2. Matriz GUT

A matriz GUT (Gravidade-Urgência-Tendência) ajuda a priorizar a resolução de pendências segundo as seguintes variáveis:

• gravidade — que problemas ocorrerão, caso a pendência não seja solucionada;
• urgência — até quando essa pendência pode ser resolvida;
• tendência — essa pendência pode evoluir para um problema maior ou tende a regredir.

A análise desses três fatores permite criar uma lista de prioridades da seguinte forma:

• listar todos os problemas ou as pendências;
• classificar esses problemas em uma escala de 1 a 5, em cada variável GUT;
• escolher os principais e analisar seus pontos fracos;
• estabelecer um plano de ação para eliminar ou mitigar tais problemas.

Essa organização permite gerenciar o tempo de forma eficaz, pois a equipe se dedicará a tarefas que produzirão efeito, em vez de gastar esforços com problemas que, mais tarde, se demonstrarão sem solução.

3. Pomodoro

Esta é uma ferramenta largamente difundida e que se trata de uma solução para o gerenciamento de tempo, acima de tudo. O nome dela, inclusive, veio do timer em formato de tomate que seu criador utilizou ao desenvolvê-la.

Ao aplicar a técnica, chamamos cada bloco de tempo de 25 minutos de “pomodoro”. Esse tempo deve ser dedicado inteiramente a uma tarefa, sem interrupções. Ao final de cada pomodoro, há uma pausa de 5 minutos; e, ao completar quatro pomodoros, é feita uma pausa maior, de 30 minutos.

O método é especialmente eficaz para atividades que exigem atenção concentrada. Para utilizá-lo, há inúmeros aplicativos para fazer a contagem do tempo. Ou, se preferir ser mais fiel às origens, pode usar um timer clássico.

Além das soluções aqui apresentadas, sempre é possível analisar os recursos já utilizados na sua empresa e otimizar seu uso visando ao aumento da produtividade e à boa gestão do tempo. O Google Drive permite que vários usuários editem um mesmo documento simultaneamente, por exemplo, e pode ser usado para agilizar certos processos.

Você acha que todo mundo deveria saber organizar bem a rotina de trabalho? Então compartilhe este artigo nas suas redes sociais!