Processos e escalabilidade: saiba como reestruturar uma empresa

Reestruturar uma empresa e recuperá-la de crises é um desafio importante que alguns profissionais terão que enfrentar. Para isso, existem características comuns a todos aqueles que têm por objetivo alcançar o sucesso de um negócio. Entre elas está a capacidade de realizar a gestão de mudanças.

Nenhum negócio entra em má fase sem que tenham havido falhas. Portanto, quando uma empresa enfrenta problemas de gestão ou perda de mercado, é importante considerar quais aspectos internos precisam ser alterados.

Para isso, muitas vezes, será necessário reestruturar a gestão por completo,  reorganizar e reescrever processos, tornar a empresa mais ágil e digital e desenvolver um plano de escalabilidade para que ela consiga acompanhar o mercado. Se não sabe por onde começar, pode se preocupar, mas não se desespere!

Neste post, você descobrirá como reorganizar e reescrever os processos do seu negócio e desenvolver um plano de escalabilidade de forma concisa e eficiente. Continue conosco e descubra como reestruturar uma empresa!

Como atualizar os processos?

Alguns empreendimentos acabam enrijecendo em torno de seus processos operacionais e até mesmo administrativos, repetindo métodos mesmo quando eles não se apresentam mais efetivos. Isso gera inúmeros malefícios e pode significar a perda de oportunidades de melhorias. A consequência acaba sendo a queda dos resultados.

Para evitar esse desfecho, é preciso atualizar os processos internos e investir em melhorias massivas, que renovem as energias do negócio e o devolva à prosperidade.

Confira a seguir alguns passos indispensáveis para realizar a melhor transformação processual na sua empresa.​

Estude o mercado

Se existe um mapeamento detalhado de todos os processos internos da empresa, é importante usá-lo para comparar com uma análise expandida do mercado. Isso significa que é necessário estudar a concorrência, todo o setor e as últimas tendências relacionadas à área de atuação, do operacional ao marketing.

A partir disso, é possível realizar um diagnóstico preciso do que pode e deve ser melhorado para gerar certa vantagem competitiva sobre as demais empresas. Essa análise deve partir de dentro, iniciando pelas principais forças e fraquezas do negócio, assim como suas oportunidades e possíveis ameaças.

Com isso, tem-se uma noção do que realmente funciona e deve ser mantido, o que está ultrapassado e precisa ser substituído para se tornar eficaz, e o que não está sendo feito e precisa ser realizado.

Use a tecnologia a seu favor

Sob muitos aspectos, a tecnologia e os softwares de gestão são os principais aliados das atualizações de processos ao reestruturar uma empresa. Isso porque eles permitem organizá-los de forma sistemática, rápida e eficiente.

Neles, um responsável pode gerenciar todos os serviços existentes e designar os responsáveis de cada processo. Ainda é possível integrar os setores, como compras, vendas e estoque, de forma automatizada, proporcionando agilidade.

Melhore a comunicação interna

Tanto a atualização de processos quanto a própria reestruturação de uma empresa exigem uma comunicação interna eficiente. Isso significa que as informações devem fluir livremente entre todos os interessados, com clareza, transparência e rapidez.

Se existe uma falha na estratégia de vendas, por exemplo, não são os gestores responsáveis que perceberão, mas a equipe de vendas, que está diariamente em contato com os clientes.

Assim, é necessário que se estabeleçam meios eficazes de comunicação, tanto no que diz respeito a reuniões quanto ao próprio compartilhamento de dados.

Integre todos os setores

O exemplo citado também serve para ilustrar a importância da integração entre os setores. Os departamentos de uma empresa são como pequenas engrenagens sem as quais o negócio não funciona. Portanto, é preciso que os colaboradores entendam o funcionamento do todo o sistema para poderem contribuir ao máximo com o resultado final.

Compreender o que cada setor faz e como ele agrega valor à atividade de cada um é extremamente importante para o comprometimento das equipes. Além disso, quando existe essa integração, com a livre comunicação muitos processos são agilizados.

Por isso, ao reestruturar uma empresa, é essencial integrar os setores e facilitar o trabalho em conjunto.

Como desenvolver um plano de escalabilidade?

O plano de escalabilidade é o que proporciona o crescimento eficiente e sustentável de uma empresa. Isso significa estabelecer um negócio escalável, com custos enxutos, sem abrir mão da qualidade. O resultado é o melhor aproveitamento dos recursos em função do uso de seu máximo potencial.

Desse modo, a produção cresce sem que os custos cresçam na mesma escala. É um investimento estratégico no aperfeiçoamento de processos, melhorando junto o relacionamento com clientes, fornecedores e colaboradores.

Confira como levar essa realidade para a sua empresa:

Desenvolva um plano estratégico

É preciso ter um plano de crescimento que determine aonde a empresa quer chegar. Isso inclui o estabelecimento de objetivos e metas, a definição do pessoal necessário, a análise da demanda por novos produtos e serviços, a gestão adequada do capital e a identificação de parcerias.

Analise a concorrência

É impossível crescer de forma consistente sem ter uma ideia de como o seu concorrente está correndo. Da mesma forma que a sua empresa tem características importantes que a tornam forte, o mesmo acontece com os demais empreendimentos.

Por isso, uma análise das potenciais ameaças pode ser importante para programar um plano de escalabilidade.

Estude cenários

O mercado é instável e arriscado, então reestruturar uma empresa exige preparação para enfrentar análises otimistas e pessimistas de cenários. Sendo assim, inclua algumas projeções importantes incluindo os cenários:

• estratégico;
• orçamentário;
• econômico;
• financeiro;
• operacional.

Desenhe uma estrutura financeira

Um plano de escalabilidade demanda certo controle sobre a estrutura financeira do negócio. É isso que garantirá as condições para investir no que for necessário sem afetar os lucros.

Veja algumas informações relevantes que precisarão ser levantadas:

• contas a pagar e a receber;
• fluxo de caixa;
• capital de giro;
• aplicação e captação de recursos.

Domine o orçamento empresarial

Todas as ações e mudanças adotadas ao reestruturar uma empresa devem estar de acordo com o orçamento empresarial. Ele inclui a estimativa de ganhos, perdas e investimentos, entre os quais devem estar os gastos do plano de escalabilidade.

Para que a empresa cresça, é crucial ter em mãos dados sobre sua projeção de vendas, suas deduções, orçamento do custo de produção, do RH e mão de obra, das despesas operacionais etc.

Defina um código de cultura

Outro ponto importante para um plano de escalabilidade é fazer com que as equipes entendam os objetivos desse novo processo. Mais do que isso, é indicado que eles se comprometam e estejam engajados com a implementação desse modelo de tal modo que se torne cultural.

Para isso, é preciso deixar claro quais são as expectativas sobre as equipes, dando feedbacks constantes sobre sua evolução e analisando seu desempenho.

Acompanhe os indicadores

Por fim, é essencial criar um ambiente adequado para monitorar e acompanhar os indicadores. É isso que determinará se a empresa está ou não avançando em direção à escalabilidade.

Reestruturar uma empresa é um processo complexo e que exige muito conhecimento sobre diversos aspectos da gestão. Por isso, é extremamente recomendado que se busque uma consultoria especializada nesse tipo de serviço e que tenha experiência na área.

Se você quer saber mais sobre como reestruturar uma empresa, atualizar seus processos e realizar um plano de escalabilidade de acordo com o seu negócio, entre em contato conosco.