Construindo equipes ágeis em tempos de crise

Por: Florian Schnitzler, Yannik Leusch

Construir uma cultura em torno da colaboração ágil requer mais do que a implementação do Slack ou do Microsoft Teams: Hoje, mais do que nunca, as organizações são forçadas a capacitar sua força de trabalho e equipes para serem ágeis. Análise de pessoas, análises de redes organizacionais e questionar sua própria liderança podem ajudar.

Milhões de trabalhadores em todo o mundo foram enviados para o escritório em casa. Sem alterar as estruturas da equipe, o comportamento da liderança e o gerenciamento de processos e projetos, muitas dessas equipes estão fadadas ao fracasso. O que funciona em um ambiente de escritório local deve ser questionado em uma equipe remota e descentralizada, especialmente em tempos de fortes influências exógenas, como a pandemia de COVID-19.

Como uma equipe ágil é estruturada?

Os resultados das análises das redes organizacionais podem nos fornecer informações importantes sobre como as organizações ágeis podem ser caracterizadas e quais fatores são realmente importantes ao criar um ambiente projetado para uma colaboração mais dinâmica.

É fundamental que as equipes ágeis não sejam mais construídas em torno de poucas figuras centrais (principalmente gerentes), mas estejam estruturadas em uma rede descentralizada. Para permanecer produtivo e obter sucesso, as equipes precisam adaptar suas estruturas e tarefas à situação do mundo real: Nos tempos da crise do Corona, isso significa uma descentralização do mundo do trabalho dentro de uma organização. As organizações ágeis também são altamente conectadas em rede. Isso permite que elas se adaptem às necessidades mais rapidamente e adotem as formas necessárias de colaboração ad-hoc. Um vácuo cultural, causado pelo distanciamento físico, só pode ser preenchido pela inovação na cooperação e interação digital.

3 vantagens de equipes ágeis em tempos de crise

1) As equipes ágeis são mais resistentes à perda (temporária) de funcionários e gerentes

A robustez de equipes ou organizações pode ser descrita como a vulnerabilidade da organização devido à súbita ausência de funcionários. Determina se a rede será dividida em certas partes ou mesmo quebrada devido à perda de uma certa porcentagem da força de trabalho. Devido a redundâncias e rotas mais curtas entre funcionários, uma organização ágil corre menos risco do que uma organização hierarquicamente estruturada.

2) As equipes ágeis podem reagir mais rapidamente às mudanças em seu ambiente

Em tempos de COVID-19 ou tendências globais, como a digitalização, o ritmo e a adaptabilidade de uma organização estão entre seus principais pontos fortes. A capacidade de uma organização se adaptar rapidamente, criar novas conexões e adaptar suas estruturas independentemente às necessidades do novo ambiente é provavelmente a maior vantagem sobre as equipes e organizações clássicas e hierarquicamente organizadas.

3) As equipes ágeis criam uma maior compreensão da responsabilidade e permitem o autogerenciamento

Atualmente, a maioria dos funcionários enfrenta o desafio de se organizar e trabalhar no novo contexto do escritório em casa. Fazer parte de uma equipe ágil permite que você assuma a responsabilidade necessária de forma independente, em vez de ser dividido em determinadas tarefas e processá-las sob liderança transacional. Onde o controle transacional atinge seus limites em estruturas hierárquicas, as formas ágeis de organização fortalecem a responsabilidade pessoal e estabelecem uma cultura baseada em senso de dono para tópicos e tarefas.

5 dicas para os gerentes fortalecerem a agilidade em sua organização

A introdução ou o fortalecimento de estruturas e métodos de trabalho ágeis representa uma grande mudança para muitas organizações. Sabemos, por meio um grande número de projetos de mudança e transformação, que essa mudança só pode ser bem-sucedida se implementada nos níveis da organização, equipe e individual. Os seguintes tópicos, portanto, contribuem para esses três níveis.

1) Analise a rede dentro da sua organização (nível organizacional)

Realize uma análise da rede e analise o quão alto está o nível atual de integração interna e descentralização em sua organização. Se os pré-requisitos necessários para isso não forem atendidos (por exemplo, dados e habilidades ausentes), você poderá elaborar um sociograma para o curto prazo. Entendemos isso como uma espécie de organograma, que, no entanto, se concentra em redes e relacionamentos. Eis como funciona: desenhe todas as unidades organizacionais relevantes e pessoas-chave em um cartaz grande e conecte todos os elementos que você acha que já estão bem conectados em rede. Identifique elementos que não apresentem redes ou unidades organizacionais nas quais os nós individuais se destacam. Em seguida, marque as unidades organizacionais que precisam fortalecer sua rede ou melhorar a cooperação e discuta, de maneira proativa, com as pessoas relevantes.

2) Use equipes multifuncionais do projeto para processar as exigências atuais (nível organizacional)

A crise do COVID-19 tem um impacto drástico nos negócios do dia-a-dia e exige uma priorização imediata de tarefas e planos. Defina quais requisitos sua organização deve atender agora para manter a continuidade dos negócios e se adaptar ao novo mundo dos negócios. Transfira esses requisitos para projetos concretos e preencha-os com equipes multifuncionais. Com base na análise de rede anterior, verifique se as equipes estão repletas de pessoas das unidades organizacionais cuja rede você deseja melhorar.

3) Transferir responsabilidade e escopo para as equipes (nível da equipe)

Tudo o que você precisa fazer é definir os objetivos, requisitos e condições gerais dos projetos. No entanto, dê à equipe a liberdade de decidir independentemente de quais tarefas específicas elas gostariam de obter e como irão executa-las. O princípio pull, segundo o qual os membros da equipe buscam proativamente suas próprias tarefas em vez de lhes serem atribuídas, fortalece a responsabilidade e o comprometimento pessoal e, portanto, tem um efeito positivo no desempenho da equipe. Concentre-se em fornecer os recursos necessários e remover obstáculos.

4) Apoie suas equipes introduzindo abordagens ágeis (nível de equipe)

Concentre-se em elementos que promovem networking, transparência e autonomia. O networking pode ser promovido através da introdução de reuniões regulares (por exemplo, follow ups ou retrospectivas) e ferramentas de colaboração digital (MS Teams, Slack, …). Crie transparência usando listas de tarefas digitais (por exemplo, de acordo com a lógica Kanban) e introduzindo funções (proprietário do produto, coach da equipe), através das quais as responsabilidades são reguladas de forma transparente. Incentive a autonomia, introduzindo a lógica do sprint, segundo a qual as equipes se comprometem a trabalhar em determinadas tarefas e apresentem os resultados na reunião de revisão.

5) Pense no que você pode melhorar pessoalmente (nível individual)

Reflita criticamente sobre como você deve mudar suas atitudes e estilos de gerenciamento, a fim de dar a maior contribuição possível para fortalecer a agilidade e a rede de sua organização. Por exemplo, questione em que momento você assumiu uma mentalidade ágil. Quão fácil é para você renunciar à responsabilidade e confiar totalmente nas equipes trabalhando de forma independente em projetos críticos para os negócios? Até que ponto você tende a delegar tarefas e intervir de maneira controladora? Pense também em quem você pode contar para aumentar proativamente a rede interna.

Embora as vantagens das metodologias ágeis de cooperação e a necessidade de implementar estruturas organizacionais ágeis se tornem evidentes devido à crise do Corona Vírus, elas também têm aplicabilidade geral além da crise atual. Para as organizações que desejam permanecer capazes de agir por meio da digitalização em tempos de mudanças disruptivas, a transformação em estruturas mais ágeis se torna essencial. As mudanças organizacionais no mundo do trabalho como resultado do coronavírus, certamente sobreviverão à crise.

* Esse texto foi publicado originalmente no Blog da Kienbaum Alemanha