Desenvolvimento

Gestão do tempo: 3 ferramentas que vão aumentar a produtividade do seu time

A gestão do tempo é um grande desafio a ser vencido, e a maioria dos empresários sabe disso, pois se há uma máxima verdadeira é a que diz “tempo é dinheiro”. Então, é preciso aceitar esse desafio se você quer que sua empresa seja bem-sucedida.

Neste post, vamos analisar três ferramentas de gestão do tempo que vão manter a produtividade do seu time sempre alta. Não deixe de ler!

Organização é a chave para a gestão do tempo

Antes de pensar em utilizar ferramentas para gerenciar o tempo do seu time, é preciso organizar a casa, em um sentindo bem amplo.

A organização de arquivos físicos e virtuais e das estações de trabalho permite a economia de tempo, pois facilita as atividades dos colaboradores: há certa dispersão quando é preciso parar as atividades para procurar algum documento importante perdido.

Além disso, demandas arranjadas adequadamente, segundo alguns critérios que veremos adiante, ajudam a alcançar a excelência nos processos, evitando-se retrabalho e consequente perda de tempo.

Ferramentas para aumentar a produtividade

Toda ferramenta que ajude a sistematizar os processos, aumentando a produtividade, gera impactos positivos na gestão do tempo da sua empresa. Listamos, a seguir, exemplos de metodologias que podem colaborar com essa tarefa. Acompanhe!

1. Getting things done (GTD)

Essa metodologia aumenta a produtividade ao organizar as tarefas. É importante, porém, diferenciar tarefa de projeto: a primeira se refere às atividades de curta duração; já o projeto se desmembra em várias tarefas a fim de tornar a sua execução mais fácil.

Assim, se você precisa elaborar um treinamento para sua equipe, tome isso como um projeto formado por pequenas tarefas.

Para colocar a GTD em prática, há cinco etapas que devem ser cumpridas.

  1. Coleta: liste as tarefas diárias.

  2. Processamento: avalie se há alguma tarefa que exija ação imediata.

  3. Organização: ordene-as segundo prioridades e defina prazos.

  4. Execução: fazer as tarefas sem interrupções.

  5. Revisão: analisar as estratégias para melhorar o processo.

2. Matriz GUT

A matriz GUT (Gravidade-Urgência-Tendência) ajuda a priorizar a resolução de pendências segundo as seguintes variáveis:

  • gravidade: que problemas ocorrerão caso a pendência não seja solucionada?

  • urgência: até quando essa pendência pode ser resolvida?

  • tendência: essa pendência pode evoluir para um problema maior ou tende a regredir?

A análise desses três fatores permite criar uma lista de prioridades da seguinte forma:

  • listar todos os problemas ou pendências;

  • classificar esses problemas em uma escala de 1 a 5, em cada variável GUT;

  • escolher os principais e analisar seus pontos fracos;

  • estabelecer um plano de ação para eliminar ou mitigar tais problemas.

Essa organização permite gerenciar o tempo de forma eficaz, pois a equipe se dedicará a tarefas que produzirão efeito, em vez de gastarem esforços com problemas que, mais tarde, se demonstrarão sem solução.

3. Pomodoro

Esta é uma ferramenta largamente difundida e trata-se de uma solução para o gerenciamento de tempo, acima de tudo. O nome dela, inclusive, veio do timer em formato de tomate que seu criador utilizou ao desenvolvê-la.

Ao aplicar a técnica, chamamos cada bloco de tempo de 25 minutos de “pomodoro”. Esse tempo deve ser dedicado inteiramente a uma tarefa, sem interrupções. Ao final de cada pomodoro, há uma pausa de 5 minutos; e, ao completar quatro pomodoros, é feita uma pausa maior, de 30 minutos.

O método é especialmente eficaz para atividades que exigem atenção concentrada e, para utilizá-lo, há inúmeros aplicativos para fazer a contagem do tempo. Ou, se preferir ser mais fiel às origens, pode usar um timer clássico.

Além das soluções aqui apresentadas, sempre é possível analisar os recursos já utilizados na sua empresa e otimizar seu uso visando ao aumento da produtividade. O Google Drive, ao permitir que vários usuários editem um mesmo documento simultaneamente, por exemplo, pode ser usado para agilizar certos processos. É assim que se faz uma boa gestão do tempo!

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a pensar mais sobre o que tem feito para melhorar a gestão na sua empresa. Para continuar os estudos, recomendamos a leitura de um ótimo artigo sobre o desenvolvimento de lideranças em uma organização. Não perca!

Sobre o autor

Kienbaum Consultoria

Kienbaum Consultoria

Axel Werner - Partner Kienbaum SP

Fausto Alvarez - Partner Kienbaum SP

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